Est-ce que le Master Data Management est fait pour moi?

J'entendais il y a quelques semaines à la radio un politicien décrire le fonctionnement complexe entre le provincial et le fédéral et il le résumait finalement à des silos. Si cela nous apprend rien de nouveau sur les dysfonctionnements de la politique, on pourra au moins retenir que les silos sont partout, du sommet de l'État... à votre organisation !

Pour vous en convaincre, si besoin est, posez-vous ces simples questions :

• Prenez-vous vos décisions les yeux fermés ou bien vérifiez-vous à 2 fois (ou plus!) la donnée avant de prendre une décision ?
  
• Décrire un nouvel indicateur prend-il plutôt des heures... ou des semaines ?
  
• Une même demande d'information auprès de plusieurs services vous donne-t-elle une réponse unique ? sinon combien ?
  
• Vos partenaires d’affaires sont-ils identifiés de manière unique ou bien existe-il autant de « clones » que de systèmes composant votre architecture ?
  
  

Si vos réponses penchent du mauvais côté, vous manquez très certainement de MDM. Sous cet acronyme se cache le Master Data Management, soit l’ensemble des processus visant à la collecte et le contrôle des données maîtres, dont la finalité est de produire un ensemble cohérent de ces données qui sera partagé dans toute l’entreprise à partir d’un référentiel unique. Et plutôt que de données maîtres qui suggèrent un lien hiérarchique inexistant ici, je préférerais même le terme plus parlant de données de référence. Il s’agit des données représentant le cœur de l’entreprise pour lesquelles aucun risque d’erreur n’est toléré et qui décrivent généralement les informations suivantes :

• Les personnes (clients, partenaires, employés…)
  
• Les produits
  
• Les lieux (bâtiments, filiales, …)
  
• Les concepts (contrats, évènements…)
  
  

Cette liste n’est bien sûr ni exhaustive ni figée et un des premiers enjeux sera justement de définir le périmètre sur lequel s’appuiera la démarche de MDM. Quels sujets inclurent et lesquels exclurent ? la décision sera prise en mesurant la donnée sur les axes suivants :

• Sa réutilisation : une donnée partagée au sein de plusieurs applications sera une bonne candidate au MDM.
  
• Sa valeur : quel poids représente-elle dans l’activité ? est-ce une donnée critique ?
  
• Sa cardinalité (dispersion des données) : inutile d’inclure la donnée « Fournisseur » dans le MDM si on peut les compter sur les doigts d’une main.
  
• Sa durée de vie : une durée de vie prolongée est souhaitable car on s’entend que des données éphémères seront peu pertinentes pour le MDM.
  
• Sa volatilité : un minimum de volatilité est requis car la donnée doit évoluer dans le temps. A contrario, trop de changements vont probablement rendre le MDM trop complexe et finalement inefficace.
  

Pourquoi aller vers du Master Data Management?

Les enjeux du MDM n’apparaissent pas clairement au premier abord. Après tout direz-vous, votre projet d’entrepôt de données vous a déjà consommé tellement de temps et d’argent (sauf bien sûr si sa réalisation a été menée avec la méthode agile !) que l’idée d’un nouveau référentiel peut paraître incongrue. Vous pouvez aussi estimer que la démarche est trop longue, trop complexe, ou que trop d'incertitude pèse sur le ROI.

Mais ne sous-estimez pas l'impact de ce que peut apporter le MDM. Je donnais déjà quelques pistes plus haut sous forme de questions et pour compléter le tableau voici quelques bénéfices directs dont vous saurez tirer parti au quotidien une fois affranchi de vos obstacles actuels :

• La prise de décision devient rapide et efficace.
  
• L'ensemble des processus est amélioré (gestion de la qualité, gestion du risque, atteinte de la performance...).
  
• Les données ne sont plus dispersées (réduction de la redondance).
  
• Les erreurs de données sont corrigées, apportant enfin la cohérence qui vous manquait.
  
• Vos partenaires d'affaires bénéficient aussi d’un meilleur échange de données.

Finalement, est-ce que le Master Data Management est fait pour moi?

Précisons d’emblée que le MDM va bien au-delà d’un projet classique car celui-ci ne va pas s’arrêter à une date précise. Le MDM implique en effet une évolution continue afin que vos processus restent à jour. Et plus difficile encore, un changement fort de culture dans l’entreprise, particulièrement dans la gestion du cycle de vie des données de référence.

Aucune solution technique ne pourra donc répondre à elle seule à une problématique de MDM et l’implication humaine sera déterminante dans le succès de cette démarche. Il ne faudra plus penser "en silos" comme avant mais ensemble comme une seule entité.

Rappelons aussi que le MDM n’est pas destiné à toutes les organisations. Il s’adressera en priorité à celles dont l’environnement applicatif est assez fragmenté et complexe (plusieurs systèmes sources notamment) et dont les données de références sont dispersées. Dans mon prochain billet de blogue, nous allons voir quelles sont les bonnes stratégies de déploiement du MDM ainsi que les étapes à suivre afin d’en faire un succès au sein de votre organisation !